O PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE SÃO MATEUS, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o que dispõe o Inciso IV do Art. 31 da Lei Orgânica do Município de São Mateus, Estado do Espírito Santo, faz saber que a Câmara, em Sessão Plenária, aprovou e eu promulgo a seguinte Resolução:
Art. 1º Esta Resolução dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo legislativo e administrativo no âmbito da Câmara Municipal de São Mateus, o Sistema Eletrônico de Processo Legislativo e Administrativo (e-PLA).
Art. 2º Para o disposto nesta Resolução, consideram-se as seguintes definições:
I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e
III - processo Eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.
Art. 3º São objetivos desta Resolução:
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos legislativos e administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III - preservar e ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação;
IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
V - aprimorar e assegurar a transparência no acesso dos cidadãos aos processos deste Poder Legislativo.
Art. 4º Para o atendimento ao disposto nesta Resolução, a Câmara Municipal de São Mateus utilizará sistemas informatizados para a gestão e o trâmite de processos legislativos e administrativos eletrônicos.
Art. 5º A gestão administrativa e manutenção do Sistema de Processo Eletrônico Digital, bem como a definição de procedimentos de instrução de processo eletrônico ficarão a cargo da Secretaria de Administração da Câmara Municipal de São Mateus, competindo-lhe:
I - regulamentar os procedimentos de uso do Sistema;
II - gerenciar as permissões de acesso;
III - cadastrar e gerenciar usuários;
IV - estabelecer e gerenciar os perfis de acesso;
V - promover a capacitação de servidores;
VI - prestar atendimento às Secretarias e órgãos usuários do Sistema quanto à utilização do mesmo;
VII - solucionar problemas técnicos.
Art. 6º Nos processos legislativos e administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados, preferencialmente, em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo.
Parágrafo Único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no artigo 13.
Art. 7º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos legislativos e administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
Art. 8º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo legislativo e administrativo eletrônico da Câmara Municipal de São Mateus, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no §1º, se o sistema informatizado de gestão de processo legislativo e administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 9º O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o artigo 5º ou por acesso à cópia do documento em meio eletrônico.
Art. 10 A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 11 Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do artigo 6º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 12 O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos artigos 14 e 15.
Art. 13 A digitalização de documentos recebidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples, terão valor de cópia simples.
§ 3º A Câmara Municipal de São Mateus poderá:
I - proceder a digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado; e
b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do §1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 14 Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 15 A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 16 Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 17 A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais deverá ser em PDF/A (Portable Document Format ABNT NBR ISO 19005).
Art. 18 Para os processos legislativos e administrativos eletrônicos regidos por esta Resolução, deverá ser observado o prazo definido em lei para a manifestação dos interessados e para a decisão do administrador.
Art. 19 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Legislativo Matheus Cunha Fundão, aos vinte e dois (22) dias do mês de dezembro (12) do ano de dois mil e vinte e três (2023).
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de São Mateus.